Как составить акт описания архивных документов образец
Акт описания архивных документов — это важный документ, который используется для систематизации и учета архивных материалов. Он помогает создать полный и детализированный список документов, что упрощает их поиск и использование в будущем. Вот образец акта описания архивных документов с подробным описанием всех его элементов:
АКТ ОПИСАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
г. [Название города]
[Дата составления акта]
1. Общие сведения
1.1. Наименование организации: [Название организации]
1.2. Адрес: [Юридический адрес организации]
1.3. Подразделение, проводившее описание: [Наименование подразделения]
1.4. Ответственные лица:
- [Ф.И.О. и должность ответственного лица за проведение описания]
- [Ф.И.О. и должность второго ответственного лица (если применимо)]
2.1. Цель составления акта: Описание и систематизация архивных документов, находящихся в архиве организации, для упрощения их учета и дальнейшего использования.
2.2. Задачи акта:
- Создание подробного списка архивных документов.
- Установление сроков хранения и классификации документов.
- Определение состояния документов и необходимости их реставрации или цифровизации.
3.1. Общая информация:
- Количество единиц хранения: [Общее количество папок, томов, коробок и т.д.]
- Объем документов: [Общий объем (в страницах, листах и т.д.)]
3.2.1. Документы управленческого характера:
- Номер дела: [Номер дела]
- Наименование: [Наименование дела]
- Даты: [Дата начала - дата окончания]
- Объем: [Количество страниц, листов]
- Краткое содержание: [Описание содержания дела]
- Номер дела: [Номер дела]
- Наименование: [Наименование дела]
- Даты: [Дата начала - дата окончания]
- Объем: [Количество страниц, листов]
- Краткое содержание: [Описание содержания дела]
- Номер дела: [Номер дела]
- Наименование: [Наименование дела]
- Даты: [Дата начала - дата окончания]
- Объем: [Количество страниц, листов]
- Краткое содержание: [Описание содержания дела]
- Номер дела: [Номер дела]
- Наименование: [Наименование дела]
- Даты: [Дата начала - дата окончания]
- Объем: [Количество страниц, листов]
- Краткое содержание: [Описание содержания дела]
4.1. Описание состояния документов: [Общее состояние (хорошее, удовлетворительное, плохое); наличие повреждений (порванные страницы, пятна, утраты и т.д.)]
4.2. Рекомендации по дальнейшему обращению с документами:
- Реставрация: [Да/Нет, при необходимости описание рекомендованных мероприятий]
- Цифровизация: [Да/Нет, при необходимости описание необходимых действий]
5.1. Выводы: [Краткое заключение по результатам описания, выявленные проблемы и предложения]
5.2. Подписи ответственных лиц:
- [Ф.И.О. ответственного лица, должность, подпись]
- [Ф.И.О. второго ответственного лица (если применимо), должность, подпись]
5.4. Место хранения акта: [Местонахождение документа (например, в архиве организации)]
6. Приложения
6.1. Перечень приложений (если имеются): [Список дополнительных документов, таблиц, графиков и т.д.]
Этот образец акта описания архивных документов может быть адаптирован в зависимости от специфики вашей организации и требований к архивной документации.